讓信息化建設成為提升勘察設計單位核心競爭力及創(chuàng)新能力的強勁引擎
——青島騰遠設計事務所有限公司信息化經(jīng)驗介紹
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青島騰遠設計事務所有限公司（以下簡稱騰遠）創(chuàng)立于1996年，是一家多元化、綜合性的工程實踐咨詢機構(gòu)。多年來專注于建筑工程設計、城市規(guī)劃設計、景觀園林設計、室內(nèi)設計、市政設計及工程咨詢等領域的專業(yè)服務，為客戶提供系統(tǒng)和創(chuàng)新性的解決方案。除青島本部外，騰遠已在煙臺、濟南、武漢、上海等地區(qū)設立了分支機構(gòu)，業(yè)務范圍遍及全國乃至國外?，F(xiàn)匯聚專業(yè)人才一千余名，包括來自國內(nèi)外多元的教育背景、經(jīng)驗豐富、專注創(chuàng)新的建筑師、工程師、項目經(jīng)理等。近年來，騰遠高度重視信息化建設，取得了較大成績，2016年獲評中國勘察設計協(xié)會全國工程勘察設計行業(yè)“十二五”期間實施信息化建設先進單位稱號。
隨著互聯(lián)網(wǎng)、通訊、計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”正加速與各行業(yè)相互融合，騰遠早已意識到信息化建設在企業(yè)經(jīng)營管理、項目管理、設計流程標準化、新技術(shù)應用等方面的重要作用。然而受缺乏現(xiàn)有成熟案例參考、勘察設計行業(yè)信息化進程相對滯后等不利因素制約，騰遠的信息化建設仍充滿挑戰(zhàn)。在騰遠高層領導的大力支持下，我們最終摸索出了騰遠自己的信息化建設道路。
騰遠信息化建設大致分為前期調(diào)研、項目整體規(guī)劃咨詢、基礎建設（硬件軟件部分）、應用系統(tǒng)逐步構(gòu)建、信息化系統(tǒng)培訓應用等五大階段。
一、前期調(diào)研
通過對比國內(nèi)外其他大型勘察設計單位并結(jié)合對騰遠現(xiàn)狀的分析，我們認為信息化是管理的手段而非目的。信息化建設過程中的問題也是管理的問題，管理需要信息化給出解決方案，同樣信息化建設也要為管理指出改進方向。通過信息化建設來拓展管理思維，帶動管理創(chuàng)新，給管理方式提供更多的可能。
我們從公司整體狀況出發(fā)，從產(chǎn)值、員工構(gòu)成、組織架構(gòu)等方面入手，將公司運營管理大體分為：經(jīng)營運營線；財務管理線；技術(shù)質(zhì)量線；專業(yè)生產(chǎn)線；行政人力線；檔案知識線等六大管理線。通過對六大管理線的分析，我們確立了公司信息化建設的基本目標：基于戰(zhàn)略，建立系統(tǒng)，梳理流程，提高效率。
針對不同的管理線，構(gòu)建不同的信息化體系。目前國內(nèi)勘察設計行業(yè)的應用綜合解決方案，大多存在著深度不夠、“樣樣有，樣樣不精”的問題。我們認為選擇一個開放式、支持二次開發(fā)的平臺或配置尤為重要，不但方便信息化系統(tǒng)的實施，也大大節(jié)約了后期維護成本。
二、項目整體規(guī)劃咨詢
我們在對公司各條管理線現(xiàn)狀及信息化意識分析的基礎上，編寫信息化整體規(guī)劃方案，并通過與相關負責人的溝通調(diào)研，與公司管理規(guī)劃尋找契合點，共同完成規(guī)劃方案，并最終達成后續(xù)實施步驟以及計劃。
其中，我們與各部門主要負責人及熟悉本部門相關業(yè)務的骨干員工通力配合、統(tǒng)一思想，對現(xiàn)有工作職責、流程、規(guī)范、數(shù)據(jù)標準等進行共同研討，集中收集用戶使用的各種表格、工作職責、工作流程、工作規(guī)范、相關數(shù)據(jù)標準、業(yè)務標準等資料，堅持由粗到細、漸進明晰、持續(xù)完善的原則，最終確定了信息化各模塊的任務及功能需求。
三、基礎建設（硬件及軟件通用部分）
為確保后續(xù)信息化系統(tǒng)正常進行，我們首先對硬件環(huán)境及通用軟件環(huán)境進行了分析與構(gòu)建，包括機房改造、建立企業(yè)活動目錄、正版軟件Lic服務、虛擬化服務、構(gòu)建企業(yè)無線網(wǎng)絡系統(tǒng)、Vpn方案、企業(yè)防火墻、企業(yè)防垃圾軟件郵件系統(tǒng)、企業(yè)級防病毒系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、高可用熱備、服務器監(jiān)控體系、企業(yè)文件系統(tǒng)、企業(yè)分布式文件系統(tǒng)、文件傳輸系統(tǒng)、企業(yè)郵箱、企業(yè)及時消息系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、電話會議系統(tǒng)等19大類。
同時，我們進行了信息化規(guī)范建設，包括：
1、賬號使用規(guī)則。
2、網(wǎng)絡使用規(guī)則。
3、數(shù)據(jù)共享規(guī)則。
4、IT設備配置的標準。
5、軟件使用規(guī)定。
6、數(shù)據(jù)安全規(guī)則。
7、公司設備的配置標準。
通過信息化規(guī)范的建設，促進員工合理利用公司資源，為信息化系統(tǒng)的后續(xù)運維減少了很大壓力并極大節(jié)省了相關成本。
四、應用系統(tǒng)的逐步構(gòu)建
為實現(xiàn)“基于戰(zhàn)略，建立系統(tǒng)，梳理流程，提高效率”這一基本目標，我們構(gòu)建了騰遠所需的應用系統(tǒng)——OA、ERP及協(xié)同設計體系。主要內(nèi)容包括：分析騰遠管理邏輯、構(gòu)建未來管理模式，搭建符合要求的管理應用系統(tǒng)、實施管理應用系統(tǒng)。
1、騰遠OA系統(tǒng)——建立公司內(nèi)部的辦公協(xié)作體系，以實現(xiàn)信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)，辦公電子化。包括：騰遠公司門戶、協(xié)同辦公平臺、個人事務平臺、知識管理平臺等。
2、騰遠ERP系統(tǒng)——括營銷管理、項目管理、人力資源管理、財務管理等模塊。
3、騰遠綜合生產(chǎn)管理平臺系統(tǒng)（協(xié)同設計）——建設一個跨地域、跨繪圖平臺、與管理系統(tǒng)緊密結(jié)合的設計生產(chǎn)系統(tǒng)，確保設計質(zhì)量管理的可控性、提高設計效率與專業(yè)配合水平、加強統(tǒng)計匯總與監(jiān)督、實現(xiàn)設計進度與資源的合理配置與優(yōu)化。
五、信息化系統(tǒng)的培訓及應用
在公司高層領導的全力支持下，全體騰遠人統(tǒng)一認識，由信息部、協(xié)同部等部門牽頭，信息化系統(tǒng)各模塊被迅速應用到企業(yè)的日常運營中。同時，加大系統(tǒng)培訓力度是信息化系統(tǒng)有效推行的基礎，我們專門制定了培訓計劃，針對不同層次的員工分組分批分模塊的進行針對性培訓。中層領導尤其是具體使用系統(tǒng)的部門領導是系統(tǒng)的主要推動者，因此我們加大了對中層領導的培訓力度。對公司高層領導我們還采取一對一的培訓方式，最大限度地消除新系統(tǒng)的使用障礙，盡快使用戶體驗到信息化建設帶來的好處。
在新系統(tǒng)推廣應用的過程中，我們對用戶提出的修改和改進建議進行分析和總結(jié)，涉及多個部門的修改意見經(jīng)協(xié)商確認后，進行了一系列改進，使公司信息化建設的實施效果得到了提升。
小結(jié)
根據(jù)管理的需要，小步快跑，分步實施。
信息化建設的目標是讓信息化手段幫助到公司管理的轉(zhuǎn)型、進步，推進新技術(shù)在產(chǎn)品中的迅速應用，不能為了信息化而信息化，將線下的Excel?搬到線上，而忽略信息化原有的目的及作用。同時我們也認識到，任何一個公司在管理上進行轉(zhuǎn)型，都是需要時間的，切忌不能追求速度而違背事情的規(guī)律，需要根據(jù)實際情況，分步驟進行，信息化建設應該順勢而行，不應該拔苗助長。
基礎建設扎實穩(wěn)固，盡可能采用成熟方案。
基礎建設是一筆不小的費用，很多公司在選擇的時候?qū)τ谛詢r比的考慮較多，但不能損失穩(wěn)定性指標，因為這是后續(xù)信息化建設的依托，未來的管理系統(tǒng)都建立在這個基礎之上。
信息化為管理服務，信息化牽引管理改進。
成熟的信息化系統(tǒng)是管理的結(jié)晶，多學習信息化系統(tǒng)背后的精髓，盡可能去理解并運用，通過信息化建設的不斷加深，在運用中發(fā)現(xiàn)問題并對信息化系統(tǒng)進行持續(xù)改進。
經(jīng)過騰遠信息化建設的實踐，信息化系統(tǒng)各模塊應用基本實現(xiàn)了預期目標，企業(yè)的管理水平、新技術(shù)應用水平、設計流程的標準化水平等各個方面均得到較大提升。我們認為信息化建設確實是提高勘察設計單位管理水平的有效途徑，是助力提升勘察設計單位核心競爭能力、促進企業(yè)創(chuàng)新的強勁引擎。
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