信息化是規(guī)模企業(yè)管理的必然手段
——青島北洋建筑設(shè)計(jì)有限公司信息化經(jīng)驗(yàn)介紹
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青島北洋建筑設(shè)計(jì)有限公司是1995年成立的建筑設(shè)計(jì)公司，和同時(shí)期大多數(shù)同行一樣，技術(shù)出身的企業(yè)管理者夏世群董事長有著深厚的專業(yè)教育經(jīng)歷，都是業(yè)界的精英。在創(chuàng)業(yè)初期業(yè)務(wù)量不多，一年十幾到幾十個(gè)項(xiàng)目。對于這些精英管理者來說，對企業(yè)的每一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作情況、甲方聯(lián)系人、實(shí)收款項(xiàng)、尾款剩余多少……等等經(jīng)營管理各類信息、各個(gè)重要指標(biāo)數(shù)據(jù)了如指掌。公司領(lǐng)導(dǎo)對于團(tuán)隊(duì)幾乎每個(gè)人都了解，那時(shí)候的信息化就是買電腦、買軟件實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)工作的全數(shù)字化，生產(chǎn)和管理是松散型的關(guān)聯(lián)，運(yùn)營管理上一個(gè)睿智的領(lǐng)導(dǎo)加上一個(gè)條理清楚的會(huì)計(jì)就足夠了。然而設(shè)計(jì)行業(yè)隨著房地產(chǎn)業(yè)進(jìn)入爆發(fā)期，在激烈競爭后生存下來的企業(yè)，幾乎都經(jīng)歷過項(xiàng)目數(shù)量每年從幾十、上百個(gè)項(xiàng)目迅速增長到現(xiàn)在幾百個(gè)項(xiàng)目的爆發(fā)增長，企業(yè)人員規(guī)模從十幾人、幾十人擴(kuò)展到了上百甚至幾百人的規(guī)模。企業(yè)的各項(xiàng)管理工作僅僅依靠手工管理的方法漸漸從“感到困難”到變得“成本大到不能接受”的程度，企業(yè)的管理者迅速意識(shí)到管理方式和工具必須進(jìn)行革新，企業(yè)信息化中最為重要的一部分——信息化管理被引入企業(yè)管理工作中。近年來，北洋公司高度重視信息化建設(shè)，取得了較大成績，2016年獲評中國勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)全國工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)“十二五”期間實(shí)施信息化建設(shè)先進(jìn)單位稱號。
一、企業(yè)信息化需要決策層的重視
過去在本地區(qū)同行業(yè)普遍在信息化投入不足的情況下，可能并沒有人覺得在信息化建設(shè)上投入資金的必要性，但是在參觀學(xué)習(xí)了行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)之后，企業(yè)的最高決策層意識(shí)到必須加大信息化建設(shè)的投入，使得信息化管理成為企業(yè)經(jīng)營管理者的一個(gè)重要的管理和決策支持工具。因此在企業(yè)信息化的進(jìn)程中，CEO前瞻性的決策以及CIO和公司管理層CEO的良好溝通是第一重要的。北洋的信息化建設(shè)是總經(jīng)理郝彤親自牽頭組織實(shí)施，按照國內(nèi)一流企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，事實(shí)證明而這恰恰是北洋管理信息化成功的關(guān)鍵因素。
二、企業(yè)信息化需要持續(xù)的投入
首先對企業(yè)信息化來說是軟件、硬件和制度、流程互相配合的體系，信息化的設(shè)備和資金的投入需要一個(gè)過程，這是一個(gè)體系能力的建設(shè)。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模和人員規(guī)模的擴(kuò)大，對信息系統(tǒng)不斷提出更高的要求，因此需要軟硬件的不斷升級。不論是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的升級、各種終端設(shè)備的購置還是軟件平臺(tái)的選購和定制都需要資金支持，這一點(diǎn)首先需要公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可在信息化投資的價(jià)值才能實(shí)現(xiàn)。其實(shí)對于本行業(yè)來說，進(jìn)行信息化的投入在企業(yè)的成本支出往往都是1%都不到，一流企業(yè)的信息化預(yù)算的往往都在3%-5%。有了企業(yè)管理層的重視和資金的保障，為企業(yè)信息化奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。以北洋為例，根據(jù)需要做出了主干網(wǎng)絡(luò)自單路百兆、單路千兆、雙路千兆匯聚、萬兆的速度升級改造計(jì)劃，并按計(jì)劃一步一步穩(wěn)步推行，根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用的情況持續(xù)不斷的投入。
三、企業(yè)信息化的難點(diǎn)是管理信息化
企業(yè)信息化在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的信息化系統(tǒng)推廣起來比較容易，但是管理環(huán)節(jié)的信息化是企業(yè)信息化推廣的難點(diǎn)，管理信息化最大的困難不是技術(shù)，最大的困難是全體管理者和員工的理解和意識(shí)上更新。因此公司董事長、總經(jīng)理在各級會(huì)議上反復(fù)強(qiáng)調(diào)信息化管理的重要性，要求各部門負(fù)責(zé)人把信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)作為政治任務(wù)向部門內(nèi)推廣，堅(jiān)決執(zhí)行各類管理工作的線上流程。經(jīng)歷了一兩個(gè)月后，員工基本就適應(yīng)了。
有老員工事后提起，原本以為網(wǎng)上報(bào)銷很麻煩，聽說要很多審批，沒想到實(shí)際上那么簡單。網(wǎng)上報(bào)銷單填寫一遍就會(huì)了，因?yàn)閷徟荚谙到y(tǒng)中進(jìn)行，不需要像以前拿著單子到處找人簽字，自己操作也就是幾分鐘的事情。過去設(shè)計(jì)人校審出圖需要先打出來送到校對那里、校對完成修改完再送到審核那里……?，F(xiàn)在網(wǎng)上校對審核，不需要在繪圖儀那里等著出圖，不用排隊(duì)、不會(huì)丟圖。校審?fù)瓿珊?，直接在自己座位上網(wǎng)上曬圖，不需要送到圖檔室。以前要跑上跑下的，現(xiàn)在在自己座位上就全部完成了。
四、信息化管理使得應(yīng)當(dāng)走定制化的道路
世界上沒有兩片樹葉是一樣的，也很難找到兩家企業(yè)的管理是完全一樣的。企業(yè)的管理涉及到市場營銷、經(jīng)營管理、運(yùn)營管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、IT管理……等等多個(gè)方面，單一功能的系統(tǒng)無法完成企業(yè)管理的各個(gè)方面的需求。從原始的單機(jī)運(yùn)行+網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的方式，分離的各種數(shù)據(jù)無法互相引用和校驗(yàn)，極易造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，因此需要將各個(gè)管理數(shù)據(jù)共享，在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上管理。
北洋的信息系統(tǒng)考察了市場上銷售的管理系統(tǒng)，沒有一種成品系統(tǒng)適用，如果需要修改時(shí)間長，而且功能受制于原有系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)要求的全部功能，因此決定根據(jù)自己的需要自主開發(fā)一套定制的管理系統(tǒng)，在人員配備上設(shè)置專門的部門將信息系統(tǒng)和內(nèi)部管理工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)。正是因?yàn)槿绱?，北洋的信息系統(tǒng)可以在很短的時(shí)間內(nèi)建立起來，并及時(shí)根據(jù)各部門的具體需要進(jìn)行修改。正是因?yàn)檫@種適應(yīng)性，使得北洋的信息管理系統(tǒng)的使用能夠迅速得到基層員工的認(rèn)可。
五、信息化管理使得管理信息有效傳遞和追溯
自從建立了信息化的管理平臺(tái)，公司的設(shè)計(jì)信息和管理信息，統(tǒng)一在平臺(tái)上輸入和傳遞，使得信息傳遞效率大大提高，而且具備可追溯性，使得設(shè)計(jì)工作更加緊湊和有序，各類人員計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目備忘錄、會(huì)議紀(jì)要等信息上傳到系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)和查詢。重要環(huán)節(jié)的信息，采用系統(tǒng)自動(dòng)推送的方式傳遞給項(xiàng)目組的所有相關(guān)人員，避免了人為遺忘的問題，也避免了以往過程中的信息散落在個(gè)人手里，查詢不易甚至遺失的情況。對于設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題，因?yàn)橛辛讼到y(tǒng)平臺(tái)的存在，可以很容易分清責(zé)任追查原因，有利于問題的迅速解決。
六、管理信息化能節(jié)省大量時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本
企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)跟進(jìn)目前成熟的技術(shù)，提高效率節(jié)省成本。目前北洋的信息化系統(tǒng)，通過系統(tǒng)自動(dòng)推送的功能，利用現(xiàn)有的即時(shí)通訊系統(tǒng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，使得信息傳遞準(zhǔn)確、完整、高效。每一個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)和員工都可以及時(shí)的接受來自管理系統(tǒng)的信息，避免過去信息層層轉(zhuǎn)達(dá)帶來的失真和延遲，縮短了決策時(shí)間節(jié)省了成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，半年來每月推送各類信息平均1萬條以上。如果使用傳統(tǒng)人工操作方式，將會(huì)造成極大的人力成本和時(shí)間延遲，這一點(diǎn)信息系統(tǒng)給公司節(jié)省了巨大的成本，項(xiàng)目管理系統(tǒng)節(jié)省了巨大的出圖費(fèi)用，曬圖費(fèi)用自動(dòng)根據(jù)填寫的出圖單結(jié)算，自動(dòng)生成按照項(xiàng)目分類的結(jié)算報(bào)表、按照結(jié)算單位分類的結(jié)算報(bào)表……。圖檔室人員從原來的3人現(xiàn)在一個(gè)人就能輕松完成全部的事務(wù)，在出圖的同時(shí)完成圖紙存檔，圖紙的電子化存儲(chǔ)減少了對于圖檔室不斷增長的圖紙存放空間的壓力。系統(tǒng)的上線運(yùn)行節(jié)省了設(shè)計(jì)師的時(shí)間成本、公司繪圖儀的出圖成本、設(shè)備的耗材、設(shè)備保養(yǎng)成本、圖紙的存放成本、圖檔管理人員的人力成本、辦公場所使用成本……經(jīng)過測算每年節(jié)約成本超過100萬元。
七、企業(yè)信息化建設(shè)只有開始沒有結(jié)束
企業(yè)的信息化建設(shè)是企業(yè)體系能力建設(shè)的一部分，與企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)融為一體，是需要隨著企業(yè)一起發(fā)展的重要組成部分。數(shù)據(jù)逐漸成了除了企業(yè)人才之外的最大資產(chǎn)，各類功能的信息系統(tǒng)的整合，數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)，形成企業(yè)自己的大數(shù)據(jù)。企業(yè)通過信息系統(tǒng)對這些數(shù)據(jù)加工和挖掘，形成自己企業(yè)的管理和決策的各類依據(jù)，讓數(shù)據(jù)化管理成為企業(yè)運(yùn)營管理的基石，讓企業(yè)的管理更加科學(xué)、規(guī)范、高效。這是一個(gè)不斷改進(jìn)的循環(huán)過程，也是一個(gè)企業(yè)追求卓越的過程。